Czy do KSeF można dodać załączniki?

W procesie wdrażania KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, przedsiębiorcy coraz częściej zastanawiają się, jak postępować z załącznikami do wystawianych dokumentów sprzedażowych. W obrocie gospodarczym nierzadko pojawia się potrzeba dołączenia dodatkowych plików – takich jak specyfikacja dostawy, dokumentację techniczną czy szczegółowe zestawienia. Czy jednak faktury ustrukturyzowane, przesyłane za pośrednictwem centralnego systemu Ministerstwa Finansów, umożliwiają dodawanie załączników? Jak wyglądają regulacje prawne oraz kwestie praktyczne?

W niniejszym artykule przyglądamy się tym zagadnieniom, prezentując dostępne informacje oraz możliwe scenariusze w kontekście kolejnych etapów legislacji i wdrożenia KSeF.

KSeF – krótki wstęp do rewolucji w fakturowaniu

Krajowy System e-Faktur to centralna platforma opracowywana przez Ministerstwo Finansów, mająca na celu ułatwienie i ujednolicenie procesu wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur. W jej ramach:

• Faktury wystawiane są w formacie ustrukturyzowanym (schemat XML), co umożliwia automatyzację i redukuje liczbę błędów.
• System zapewnia centralną archiwizację dokumentów, z dostępem dla wystawcy, odbiorcy i organów skarbowych.
• Docelowo stosowanie KSeF stanie się obowiązkowe – najpierw dla dużych przedsiębiorstw (od 1 lutego 2026 r.), a następnie dla pozostałych podmiotów (od 1 kwietnia 2026 r.).

Dzięki temu, że cała komunikacja ma docelowo przebiegać w systemie elektronicznym, e-Faktury będą wygodniejsze w obsłudze i weryfikacji. Niemniej jednak wciąż otwarte pozostają kwestie związane ze wspieraniem dodatkowych dokumentów, np. załączników.

Definicja faktury ustrukturyzowanej a rola załączników

Faktura ustrukturyzowana to dokument w formacie XML, zgodny z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Zgodnie z założeniami, ma on w sobie zawierać wszystkie kluczowe informacje niezbędne do prawidłowego rozliczenia transakcji, takie jak:

• dane sprzedawcy i nabywcy,
• przedmiot i ilość dostarczonych towarów lub świadczonych usług,
• ceny, stawki VAT i kwotę podatku,
• daty wystawienia i terminy płatności.

Praktyka biznesowa pokazuje jednak, że niekiedy zachodzi potrzeba dołączenia dodatkowych dokumentów, które w kontekście transakcji okazują się kluczowe. Mogą to być m.in. dokumentacje techniczne, certyfikaty jakości, czy też szczegółowe specyfikacje produktów i usług. W modelu tradycyjnym przedsiębiorcy często wysyłali je w mailu razem z fakturą PDF lub drukowali i dołączali do faktury papierowej.

Aktualne przepisy, a możliwość dołączania plików do e-Faktury

Na gruncie polskiego prawa podatkowego, a konkretnie ustawy o VAT oraz aktów wykonawczych, nie istnieje ścisły zakaz dołączania jakichkolwiek załączników do faktur elektronicznych. Przedsiębiorcy mogą – i często to robią – przesyłać dodatkowe dokumenty razem z fakturą (np. w e-mailu). W przypadku KSeF jednak cała idea polega na rejestrowaniu faktury w formacie XML w centralnym rejestrze.

Czy struktura XML KSeF przewiduje pole na załączniki?
Z dotychczasowych projektów struktur i komunikatów Ministerstwa Finansów wynika, że standardowy schemat faktury ustrukturyzowanej nie zakłada osobnego miejsca, w którym można by osadzić pliki PDF, DOC, CSV lub inne. Owszem, w samym pliku XML można zawrzeć wiele informacji opisujących transakcję, ale nie daje to takiej samej elastyczności, jak przesłanie w załączniku np. kilkunastu stron dokumentacji technicznej.

W konsekwencji rodzi się pytanie, czy i jak przepisy wykonawcze w II etapie legislacji uwzględnią potrzebę dodawania załączników do faktur rejestrowanych w KSeF.

Format XML i ograniczenia struktury – czy przewidziano miejsce na załączniki?

KSeF opiera się na określonym schemacie XML, zatwierdzonym przez Ministerstwo Finansów. Schemat ten zawiera ściśle zdefiniowane pola przeznaczone na:

• dane identyfikacyjne wystawcy i odbiorcy,
• informacje o towarach i usługach,
• kwoty netto, stawki, kwoty VAT,
• terminy płatności, sposoby zapłaty itp.

Należy podkreślić, że XML jest formatem tekstowym, który nie przechowuje binarnych plików (takich jak PDF, JPG czy DOC) w sposób naturalny. Teoretycznie można byłoby dokonywać konwersji plików binarnych na zakodowane ciągi znaków i umieszczać je wewnątrz pliku XML (mechanizm Base64). Jednak Ministerstwo Finansów nie zadeklarowało dotąd, że będzie to oficjalnie wspierane w KSeF.

Owszem, w szeroko rozumianym świecie EDI (Electronic Data Interchange) zdarza się, że do pliku tekstowego dołącza się binarne załączniki zakodowane w Base64. Jednak w przypadku polskiego e-Fakturowania w KSeF nic nie wskazuje na to, żeby taka ścieżka została wprowadzona do struktury głównej e-Faktury.

Praktyczne rozwiązania: jak przedsiębiorcy radzą sobie obecnie z dodatkowymi dokumentami?

W obecnej fazie (gdy KSeF wciąż nie jest obowiązkowy) spotyka się kilka rozwiązań:

1. Wysyłka faktury w KSeF oraz załączników poza systemem
   Najczęściej przedsiębiorcy, którzy już testują KSeF, przesyłają sam dokument w strukturze XML do centralnego rejestru, a dodatkowe pliki (np. PDF z opisem produktu) przekazują kontrahentowi innym kanałem – czy to mailowo, czy poprzez platformę B2B.
2. Link do dokumentów w chmurze
   Niektórzy wystawcy decydują się na umieszczenie w fakturze (w polach opisowych) odnośnika do zasobów w chmurze, np. do folderu z plikami w formacie PDF. Wymaga to jednak, by odbiorca miał dostęp do chmury i by link był odpowiednio zabezpieczony.
3. Zewnętrzne systemy EDI
   Duże firmy stosują zaawansowane rozwiązania EDI, w których faktura wystawiana jest w formacie KSeF, ale jednocześnie system EDI umożliwia wymianę pozostałych dokumentów w jednym pakiecie. Formalnie jednak załączniki nie trafiają do bazy KSeF, lecz pozostają w infrastrukturze EDI.

Warto zaznaczyć, że z punktu widzenia organów skarbowych kluczowe jest, by faktura ustrukturyzowana w KSeF była poprawna i zawierała obowiązkowe elementy. Brak załącznika w rejestrze KSeF nie powoduje automatycznie nieważności dokumentu. Pozostaje zatem pytanie, czy polski ustawodawca nie zechce wprowadzić w przyszłości bardziej kompleksowego rozwiązania.

Ryzyko błędów i nieporozumień związane z brakiem załączników w KSeF

Choć brak możliwości dodawania załączników w samym KSeF (przynajmniej na razie) nie oznacza istotnego zagrożenia prawnego, może jednak rodzić pewne praktyczne trudności:

• Trudniejsza analiza dokumentów – jeśli część kluczowych informacji biznesowych jest zawarta wyłącznie w zewnętrznych plikach, odbiorca musi porównywać je z e-Fakturą rejestrowaną w KSeF, co może wydłużać proces weryfikacji.
• Ryzyko utraty spójności – sytuacja, w której istnieje wiele źródeł danych (faktura w KSeF + liczne załączniki rozproszone po innych systemach), zwiększa prawdopodobieństwo rozbieżności.
• Niewystarczająca szczegółowość – niektóre branże (np. budowlana czy farmaceutyczna) często potrzebują bogatej dokumentacji do każdej transakcji. Brak możliwości centralnego przechowywania jej w KSeF rodzi potencjalne utrudnienia w razie kontroli czy audytu.

Planowane zmiany i możliwe scenariusze w ramach II etapu legislacji

W ramach tzw. II etapu legislacji nad KSeF, Ministerstwo Finansów może rozważać różne opcje:

1. Dodanie modułu załączników do struktury e-Faktury
   – Oficjalne wsparcie w postaci specjalnego pola w XML, które pozwoliłoby zakodować pliki w formacie Base64. Byłoby to dość zaawansowane technicznie i zwiększałoby rozmiar dokumentu, ale oferowałoby najbardziej spójną formę obiegu danych.
2. Pozostawienie stanu obecnego
   – Czyli brak bezpośredniego wsparcia dla załączników, zaś przedsiębiorcy posiłkują się zewnętrznymi kanałami (e-mail, EDI, systemy wymiany plików). Ministerstwo Finansów mogłoby uznać, że najważniejsze jest scentralizowanie samych danych fakturowych w KSeF, a reszta to dodatkowa dokumentacja, której system nie musi obsługiwać.
3. Utworzenie osobnej platformy integrującej pliki
   – Niewykluczone, choć mniej prawdopodobne, że resort finansów w przyszłości zaproponuje narzędzie do bezpiecznej wymiany i przechowywania załączników. Byłoby to jednak przedsięwzięcie znacznie wykraczające poza samo wystawianie e-Faktur.

Na moment obecny brak jest oficjalnego stanowiska, które przesądziłoby o wprowadzeniu (lub niewprowadzeniu) mechanizmu dołączania plików.

Perspektywa branżowa: gdzie najbardziej potrzebne są załączniki?

W niektórych sektorach gospodarki załączniki odgrywają wyjątkowo istotną rolę. W szczególności:

• Branża budowlana: Często do faktury załącza się kosztorys, protokoły odbioru, dokumentację techniczną.
• Przemysł maszynowy i produkcyjny: Bardzo obszerne specyfikacje techniczne, instrukcje, certyfikaty jakości.
• Farmacja i medycyna: Dokumenty potwierdzające zgodność z normami, atesty, opisy produktów leczniczych.
• Handel międzynarodowy: Konieczność załączania dokumentów celnych, konosamentów czy listów przewozowych.

W tych właśnie branżach brak centralnego repozytorium do przechowywania wszystkich powiązanych dokumentów może znacząco utrudniać workflow i generować koszty wynikające z prowadzenia równoległych archiwów.

Najczęściej zadawane pytania

1. Czy brak funkcji dodawania załączników w KSeF wpływa na ważność faktury?
   Nie. Faktura ustrukturyzowana, nawet jeśli nie posiada dodatkowych plików, jest ważna i prawidłowa, pod warunkiem że zawiera wszystkie wymagane prawem dane (w tym stawki i kwoty podatków, daty, dane stron transakcji, itp.).
2. Czy mogę nadal wysyłać załączniki mailowo obok e-Faktury w KSeF?
   Tak, w obecnym stanie prawnym nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorcy przesyłali do swoich kontrahentów dodatkowe dokumenty innym kanałem komunikacji (np. e-mailem, przez portal B2B).
3. Czy możliwe jest zakodowanie plików PDF w samej strukturze XML?
   Teoretycznie tak – można użyć metody Base64. Jednak Ministerstwo Finansów nie wprowadziło obecnie oficjalnego wsparcia czy wytycznych pozwalających na dołączanie załączników w taki sposób. Realnie więc może to nie być akceptowane lub wiązać się z ryzykiem odrzucenia faktury przez system.
4. Jakie sankcje grożą za niewłaściwe lub niekompletne wystawienie faktury w KSeF?
   Po wejściu w życie obowiązkowych terminów (odpowiednio luty i kwiecień 2026 r.), za niewywiązywanie się z nakazów dotyczących fakturowania ustrukturyzowanego mogą grozić kary finansowe. Brak załączników jednak sam w sobie nie jest błędem prowadzącym do sankcji – istotne jest, aby sama faktura w KSeF zawierała wszystkie niezbędne pola i informacje wymagane przepisami.
5. Czy system EDI rozwiązuje problem załączników?
   Systemy EDI (Electronic Data Interchange) często umożliwiają przesyłanie kompletnego pakietu dokumentów (m.in. faktury, zamówienia, dokumenty dostawy) w jednym procesie. Jednak formalna rejestracja faktury w KSeF to wciąż osobna kwestia. Przedsiębiorstwo może korzystać z EDI do pełnej wymiany danych z kontrahentem, lecz finalnie faktura w XML musi i tak przejść przez KSeF.

Podsumowanie

Odpowiadając na pytanie: „Czy do faktur ustrukturyzowanych można dodać załączniki?” – w obecnym kształcie KSeF nie oferuje bezpośredniej i oficjalnej funkcjonalności osadzania załączników w samym pliku XML. Struktura e-Faktury, której używa KSeF, z założenia ogranicza się do pól niezbędnych dla rozliczenia podatku. Jeśli przedsiębiorca chce przekazać odbiorcy dodatkowe dokumenty (specyfikacje, certyfikaty, pliki PDF), musi uczynić to poza KSeF, np. korzystając z maila, systemu EDI lub linków w chmurze.

Pamiętajmy jednak, że proces legislacyjny w zakresie e-Faktury trwa, a Ministerstwo Finansów może w przyszłości wprowadzić stosowne modyfikacje. Dopiero zakończenie II etapu prac nad przepisami wykonawczymi rozstrzygnie, czy w polskim porządku prawnym pojawi się scentralizowane rozwiązanie pozwalające w pełni archiwizować i udostępniać także załączniki do faktur ustrukturyzowanych.

Na ten moment, kluczowe dla przedsiębiorcy jest zapewnienie zgodności z wymaganiami merytorycznymi i technicznymi e-Faktury w KSeF (jak właściwe dane sprzedawcy, odbiorcy, kwoty VAT, itp.). Brak załączników nie unieważnia takiej faktury ani nie powoduje automatycznych sankcji. Niemniej w niektórych branżach i przy specyficznych transakcjach warto z wyprzedzeniem przemyśleć, jak przechowywać i udostępniać dodatkowe dokumenty – tak, aby w razie kontroli wszystko było klarownie powiązane z fakturą zarejestrowaną w KSeF.