Wraz z wprowadzaniem KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, wiele pytań rodzi się w kontekście przedsiębiorstw zarejestrowanych za granicą bądź realizujących transakcje w Polsce, ale zlokalizowanych poza krajem.
Czy i w jakim stopniu podmioty zagraniczne będą mogły (lub musiały) korzystać z nowego systemu? Jak wyglądają zasady rozliczania VAT oraz wystawiania dokumentów w XML dla firm spoza polskiej jurysdykcji?
W niniejszym artykule staramy się wyjaśnić, na jakich zasadach zagraniczni podatnicy mogą uzyskać dostęp do KSeF i w jakim zakresie dotyczy ich obowiązek korzystania z e-Faktur ustrukturyzowanych.
Czym jest KSeF i w jakim celu go wprowadzono?
Krajowy System e-Faktur to projekt Ministerstwa Finansów, mający na celu:
- ujednolicenie formatu faktur w obrocie gospodarczym (zastąpienie papieru i PDF-ów standardem XML),
- przyspieszenie weryfikacji podatkowych – organy skarbowe otrzymują natychmiastowy dostęp do wystawionych dokumentów,
- minimalizację nadużyć oraz nieprawidłowości w rozliczeniach VAT,
- ułatwienie archiwizacji i kontroli – faktury przechowywane są w centralnej bazie.
System wprowadzany jest etapowo – firmy będą zobligowane do korzystania z KSeF od 2026 r. (1 lutego dla największych podatników oraz 1 kwietnia dla pozostałych). Niemniej już teraz sporo mówi się o kwestiach związanych z podmiotami zagranicznymi.
Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?
W myśl ustawy o VAT oraz przepisów wykonawczych, KSeF ma objąć:
- polskich podatników prowadzących działalność gospodarczą (zarejestrowanych w Polsce do celów VAT),
- firmy (osoby prawne, spółki osobowe, osoby fizyczne) wystawiające faktury w ramach polskiego systemu podatkowego.
Zasada ta dotyczy zarówno podmiotów zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, jak i korzystających ze zwolnienia (z uwagi na obrót nieprzekraczający limitu 200 tys. zł czy inne przesłanki).
Podmioty zagraniczne, a polskie przepisy o VAT
Podatnik zagraniczny może występować w polskim obrocie gospodarczym w różnych rolach:
- Zarejestrowany do VAT w Polsce (np. poprzez oddział bądź rejestrację bezpośrednią) – wówczas obowiązują go polskie przepisy dotyczące wystawiania i ewidencjonowania faktur, w tym wymóg korzystania z KSeF, gdy przepisy wejdą w życie.
- Niezarejestrowany do VAT w Polsce – wówczas co do zasady nie wystawia faktur w polskim systemie (chyba że przepisy wymagają tzw. rejestracji VAT-UE lub innych form pośrednich).
Przykładowo, jeśli zagraniczna firma prowadzi sprzedaż wysyłkową do Polski, często musi rozliczać VAT w Polsce (po przekroczeniu określonych progów), co może wiązać się z koniecznością zarejestrowania jako podatnik i wystawiania faktur „polskich” w KSeF.
Czy zagraniczny podatnik musi korzystać z KSeF?
Zgodnie z zasadą terytorialności i przepisami ustawy o VAT:
- Jeśli podmiot zagraniczny jest zarejestrowany w Polsce do celów VAT i obowiązuje go polskie prawo podatkowe w zakresie wystawiania faktur, wtedy – od momentu wejścia w życie przepisów o obligatoryjnym stosowaniu KSeF – powinien on wystawiać e-Faktury ustrukturyzowane i przesyłać je do centralnego systemu.
- Jeśli firma zagraniczna nie jest w polskim VAT i wystawia faktury na zasadach swojego kraju (np. sprzedaż eksportowa, WDT do polskiego kontrahenta zarejestrowanego w innym państwie) – nie podlega ona polskim przepisom o KSeF.
Przykładowo, niemiecka spółka mająca w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności i zarejestrowana tu do VAT będzie musiała przestrzegać wymogu KSeF w zakresie dokumentów wystawianych na terytorium RP.
Dostęp i logowanie do KSeF dla firm spoza Polski
Firmy zagraniczne zarejestrowane w Polsce do VAT (tj. posiadające NIP oraz inne dane niezbędne) będą mogły uzyskać:
- konto w KSeF,
- odpowiednie tokeny autoryzacyjne,
- integrację systemu księgowego z KSeF (API).
Proces ten może wymagać dodatkowych formalności – przykładowo ustanowienia pełnomocnika podatkowego w Polsce, który dokona rejestracji lub wypełni formalności związane z dostępem do systemu.
W przypadku, gdy zagraniczny podatnik nie prowadzi w Polsce działalności wymagającej lokalnej rejestracji VAT, nie ma konieczności ani możliwości (w większości przypadków) wystawiania faktur w KSeF.
Przykładowe sytuacje i wątpliwości praktyczne
- Sprzedaż wysyłkowa do klientów indywidualnych w Polsce – jeśli firma zagraniczna przekroczy próg (np. w ramach procedury VAT OSS), może być zobowiązana do rejestracji w Polsce. Wtedy wystawianie faktur – w razie takiego obowiązku – musi przechodzić przez KSeF od momentu wejścia w życie przepisów.
- Oddział (zakład) w Polsce – oddział zarejestrowany jako odrębny podatnik VAT podlega polskim regułom i będzie stosować KSeF w zakresie faktur wystawianych na potrzeby sprzedaży opodatkowanej w kraju.
- Usługi niefakturowane w Polsce – jeśli sprzedaż jest rozliczana według zagranicznych przepisów, a faktury nie podlegają polskiemu VAT, wówczas nie ma obowiązku korzystania z KSeF.
- Transakcje wewnątrzunijne – w zależności od miejsca opodatkowania (przepisów VAT UE), konieczne może być wystawianie faktury według polskich zasad, co z kolei implikuje obowiązek systemu e-Faktur.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy zagraniczny podatnik może dobrowolnie korzystać z KSeF, nawet jeśli nie jest zarejestrowany w Polsce?
Z reguły dostęp do KSeF wymaga posiadania polskiego NIP i rejestracji do VAT. Firmy niemające formalnego statusu podatnika VAT w Polsce nie będą miały takiej potrzeby ani możliwości. - Jakie są konsekwencje braku rejestracji w KSeF, jeśli firma zagraniczna powinna to zrobić?
Jeśli przepisy nakazują wystawianie faktur w polskim systemie (tj. firma jest zarejestrowana do VAT w Polsce), a przedsiębiorstwo tego nie robi, grożą za to sankcje podobne jak dla podmiotów polskich – kary finansowe i administracyjne określone w ustawie o VAT. - W jakim języku wystawia się faktury w KSeF?
Format XML w KSeF wykorzystuje polskojęzyczne oznaczenia pól i kody. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by w polach opisowych używać innych języków (choć przepisy niekiedy wymagają minimalnego zakresu informacji w języku polskim). - Czy zagraniczna firma może korzystać z pełnomocnika do obsługi KSeF?
Tak, w większości przypadków firmy spoza Polski wykorzystują pełnomocnictwo (doradcę podatkowego, biuro rachunkowe) w celu dokonywania formalności związanych z VAT i e-Fakturami.
Podsumowanie
Czy KSeF będzie dostępny dla podmiotów zagranicznych?
Odpowiedź brzmi: tak, o ile dany przedsiębiorca spełnia przesłanki do rejestracji w polskim systemie podatkowym i wystawiania faktur według polskich przepisów o VAT. Praktycznie oznacza to, że:
- Podmioty zagraniczne zarejestrowane w Polsce jako podatnicy VAT (lub posiadające oddział, zakład bądź inny rodzaj stałego miejsca prowadzenia działalności) będą musiały stosować KSeF w zakresie transakcji opodatkowanych w Polsce – od momentu, gdy przepisy staną się obligatoryjne (2026 r.).
- Firmy nieposiadające rejestracji VAT w Polsce (a co za tym idzie – niewystawiające polskich faktur) nie muszą korzystać z KSeF. Ich sprzedaż jest dokumentowana według jurysdykcji, w której są zarejestrowane podatkowo.
Z technicznego punktu widzenia zagraniczny podatnik, który ma polski NIP i obowiązek wystawiania faktur w Polsce, może logować się i korzystać z KSeF po uzyskaniu tokenów i odpowiedniej autoryzacji. Co ważne, niezastosowanie się do nakazu wystawiania e-Faktur w KSeF będzie rodziło analogiczne konsekwencje, jakie grożą podmiotom krajowym – włącznie z karami finansowymi i ryzykiem kwestionowania rozliczeń VAT.
