Postępująca cyfryzacja procesów księgowych w Polsce sprawia, że coraz więcej przedsiębiorców rozważa wdrożenie nowoczesnych narzędzi, takich jak KSeF (czyli Krajowy System e-Faktur). Kluczowe korzyści tej platformy – ujednolicenie formatu dokumentów, większa przejrzystość rozliczeń i zautomatyzowana weryfikacja poprawności faktur – budzą spore zainteresowanie zarówno wśród rodzimych firm, jak i podmiotów działających na rynkach międzynarodowych. Jednak wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy w KSeF można wystawiać faktury w walutach obcych. Czy system został przystosowany do obsługi transakcji zagranicznych? Jak wygląda kwestia różnic kursowych oraz rozliczeń VAT?
W niniejszym artykule przedstawiamy najważniejsze informacje związane z fakturowaniem w obcych walutach w ramach KSeF. Wyjaśniamy podstawy prawne, opisujemy procedury rozliczeniowe i wskazujemy praktyczne kroki, które pozwolą firmom bezpiecznie i efektywnie korzystać z tego rozwiązania, zarówno na rynku krajowym, jak i w kontekście wymiany międzynarodowej.
Wprowadzenie do KSeF i znaczenie faktur walutowych
Krajowy System e-Faktur to platforma stworzona z myślą o usprawnieniu i ujednoliceniu procesu wystawiania, odbierania oraz archiwizowania faktur w Polsce. Dzięki specjalnie zdefiniowanemu formatowi ustrukturyzowanemu (opartemu na schemacie XML) wiele czynności księgowych może zostać zautomatyzowanych, co zmniejsza ryzyko popełniania błędów oraz przyspiesza cały obieg dokumentów.
W dobie rosnącej globalizacji i coraz większego udziału transakcji międzynarodowych, fakturowanie w walutach obcych staje się powszechną praktyką. Dotyczy to zarówno przedsiębiorstw eksportujących towary, świadczących usługi zagranicznym klientom, jak i tych, które dokonują zakupów poza granicami kraju. Z perspektywy firm, kluczowe znaczenie mają zatem te funkcjonalności KSeF, które ułatwiają odzwierciedlenie w dokumentach rzeczywistych warunków i wartości transakcji, w tym waluty rozliczeniowej czy ewentualnych przeliczeń kursowych.
Podstawy prawne – czy KSeF formalnie dopuszcza fakturowanie w walutach obcych?
Na gruncie polskich przepisów podatkowych (ustawa o VAT) fakturowanie w walucie obcej jest zasadniczo dozwolone, o ile kwota podatku VAT zostanie przeliczona na złotówki (PLN) i uwzględniona zgodnie z obowiązującymi regułami rozliczeń. Nie inaczej jest w KSeF. System ma być przystosowany do obsługi różnych walut, przy czym:
- Kluczowa pozostaje informacja o podatku VAT w PLN – podobnie jak w tradycyjnych fakturach papierowych czy elektronicznych w „zwykłym” formacie, przedsiębiorca wystawiający fakturę w walucie obcej musi jednocześnie wskazać kwotę podatku wyrażoną w polskich złotych.
- Struktura XML uwzględnia pola przeznaczone na walutę oraz kurs przeliczeniowy – resort finansów przewidział możliwość wpisania kodu waluty (zgodnie z oznaczeniami ISO) oraz zastosowanego kursu, co pozwala na prawidłowe wyliczenie podstawy opodatkowania w PLN.
Choć formalne przepisy wykonawcze wciąż mogą ulegać pewnym modyfikacjom, dotychczasowy kształt KSeF potwierdza, że wystawianie faktur w euro, dolarach czy innej walucie obcej nie stoi w sprzeczności z ideą centralnego systemu e-Faktur. Co istotne, w ramach aktualnie obowiązujących przepisów nie przewidziano ograniczeń w korzystaniu z obcych walut – kluczowe jest natomiast prawidłowe przeliczenie VAT i wykazanie go w złotówkach.
Jak wystawiać faktury w walutach obcych w KSeF? – krok po kroku
Wystawienie faktury w walucie obcej w ramach KSeF nie różni się znacząco od praktyk stosowanych dotychczas, z tą różnicą, że cały proces odbywa się w zdefiniowanym schemacie XML. Poniżej przedstawiamy uproszczoną procedurę:
- Wybór systemu księgowego lub fakturowego zintegrowanego z KSeF
Najważniejsze, by oprogramowanie było w stanie generować e-Fakturę w formacie zgodnym ze strukturą ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Większość nowoczesnych programów przewiduje opcję wyboru waluty dokumentu oraz automatyczny przelicznik kursu. - Wprowadzenie danych transakcyjnych
– Określ walutę (np. EUR, USD, GBP).
– Wskaż kwotę netto, a następnie system powinien automatycznie obliczyć podatek VAT (wyrażony ostatecznie w PLN).
– Zdefiniuj kurs (najczęściej stosowany jest kurs średni NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury bądź inna reguła dozwolona przepisami). - Generowanie ustrukturyzowanego pliku XML
Po wprowadzeniu wszystkich danych system księgowy przygotuje plik XML zgodny z wytycznymi KSeF. Znajdą się w nim m.in. pola dotyczące waluty, kursu przeliczeniowego oraz wartości podatku w złotówkach. - Przesłanie do centralnej bazy KSeF
Następnie plik trafia do platformy KSeF, gdzie następuje jego walidacja. Jeśli zostanie uznany za poprawny, faktura otrzyma unikalny identyfikator (tzw. numer referencyjny). - Archiwizacja i udostępnienie faktury
Dokument jest przechowywany w centralnym repozytorium, do którego dostęp mają zarówno wystawca, jak i odbiorca faktury, a także (w razie potrzeby) organy skarbowe.
Dzięki temu procesowi przedsiębiorca może zachować spójność w księgach rachunkowych oraz uniknąć problemów z błędnym przeliczaniem wartości transakcji.
Różnice kursowe, stawki VAT i obowiązki raportowe
Różnice kursowe stanowią jeden z najtrudniejszych elementów rozliczeń, gdy mowa o fakturowaniu w walutach obcych. Zgodnie z przepisami o podatku VAT (i innych aktach normatywnych regulujących aspekty podatkowe), przedsiębiorca jest zobowiązany do:
- wskazania podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku w złotówkach,
- zastosowania właściwego kursu przeliczeniowego (w zależności od charakteru transakcji i obowiązujących przepisów – może to być np. kurs średni NBP z dnia roboczego poprzedzającego wystawienie faktury lub z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego),
- ujęcia ewentualnych różnic wynikających z wahań kursowych w odpowiednich rejestrach księgowych (np. w księgach rachunkowych jako zysk lub strata z tytułu różnic kursowych).
W kontekście KSeF ważne jest, aby wszystkie dane potrzebne do obliczenia podatku (w tym kurs przeliczeniowy i ostateczne kwoty w PLN) zostały umieszczone w strukturze XML zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. System sam w sobie nie „wyliczy” za nas różnic kursowych, ale wymaga poprawnego podania wartości, tak by z punktu widzenia ewidencji VAT dokument pozostał spójny i czytelny.
Przykładowe wyzwania i najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur zagranicznych
Mimo że KSeF znacząco ułatwia digitalizację procesów księgowych, niektóre kwestie mogą okazać się źródłem komplikacji:
- Niewłaściwy kurs przeliczeniowy
Jeśli przedsiębiorca omyłkowo zastosuje kurs inny niż wskazany w przepisach (np. z nieodpowiedniego dnia), w dokumencie powstanie błąd wymagający korekty. - Niewykazanie kwoty VAT w złotówkach
Czasem zdarza się, że w fakturze w walucie obcej nie zostaje prawidłowo wyszczególniony podatek w PLN. Jest to niezgodne z wymogami ustawy o VAT, co może skutkować sankcjami ze strony organów skarbowych. - Problemy z wyświetlaniem polskich znaków diakrytycznych w międzynarodowej korespondencji
Wymiana dokumentów między systemami księgowymi obsługującymi różne kody znaków (np. UTF-8, ISO-8859-2) może prowadzić do zniekształceń i problemów w rozpoznawaniu treści. - Brak aktualizacji oprogramowania
Dostawcy systemów księgowych i fakturowych regularnie wydają poprawki w związku z przepisami dotyczącymi e-Faktur. Zaniedbanie aktualizacji może powodować, że program nie będzie generować poprawnych plików XML dla KSeF.
Znaczenie terminów wdrożenia KSeF, a transakcje w walutach obcych
Z perspektywy rozliczeń międzynarodowych, istotne są również kwestie harmonogramu wejścia w życie obowiązkowego korzystania z KSeF. Na mocy nowelizacji ustawy o VAT z dnia 9 maja 2024 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 852) ustanowiono dwa główne terminy:
- 1 lutego 2026 r. – przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł, będą musieli przejść na obowiązkowe wystawianie e-Faktur w KSeF.
- 1 kwietnia 2026 r. – reszta podmiotów gospodarczych rozpocznie obligatoryjną obsługę faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem centralnego systemu.
Dla przedsiębiorstw prowadzących obrót zagraniczny (np. dużych eksporterów czy importerów), które często wystawiają faktury w walutach obcych, istotne jest zrozumienie, że nowy reżim dotknie ich zazwyczaj w pierwszej kolejności (jeśli wartość rocznych przychodów przekracza ustawowy próg). Tym bardziej warto już teraz sprawdzić, czy posiadane narzędzia księgowe są kompatybilne z KSeF i w jakim zakresie umożliwiają poprawne rozliczanie różnic kursowych.
KSeF w praktyce: korzyści i perspektywy rozwoju dla rozliczeń międzynarodowych
Fakturowanie w walutach obcych w ramach KSeF przynosi szereg korzyści:
- Automatyzacja – elektroniczny format (XML) eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania kwot w różnych walutach, co zmniejsza ryzyko omyłek.
- Większa przejrzystość – organom skarbowym łatwiej jest zweryfikować poprawność faktury i obliczeń, co przekłada się na mniejszą liczbę kontroli i zapytań do przedsiębiorców.
- Szybsza wymiana dokumentów – dzięki centralnemu repozytorium, kontrahenci i księgowi mogą szybko uzyskiwać dostęp do e-Faktur, bez konieczności wysyłania dodatkowych plików e-mailem czy za pomocą systemów EDI.
- Możliwość skorzystania z narzędzi analitycznych – zautomatyzowany dostęp do danych finansowych zwiększa efektywność planowania i raportowania, np. w zakresie przychodów z eksportu czy zakupu usług z zagranicy.
Wraz z rozwojem przepisów na poziomie UE nie można wykluczyć, że w przyszłości nastąpi jeszcze głębsza integracja narodowych systemów e-Faktur, co ułatwi przeprowadzanie międzynarodowych transakcji i ograniczy formalności związane z rozbieżnymi standardami rozliczeń.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy muszę wystawiać faktury w jednej, wybranej walucie (np. tylko PLN)?
Nie ma takiego wymogu. Możesz stosować różne waluty w zależności od specyfiki konkretnej transakcji. Pamiętaj jedynie o prawidłowym przeliczeniu VAT na złotówki zgodnie z obowiązującymi przepisami. - Czy system KSeF umożliwia automatyczne pobieranie kursu średniego NBP?
Sam KSeF nie jest typowym narzędziem kalkulacyjnym – służy głównie do rejestracji i walidacji faktur w ustrukturyzowanym formacie. Natomiast większość zewnętrznych programów księgowo-fakturowych (które integrują się z KSeF) oferuje funkcje automatycznego pobierania kursów z NBP. - Czy obowiązek wystawiania e-Faktur w walutach obcych w KSeF dotyczy wyłącznie dużych przedsiębiorstw?
Docelowo wszyscy podatnicy, którzy dokonują sprzedaży lub zakupu z użyciem walut obcych, będą musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane, jednakże wprowadzenie systemu dla mniejszych firm nastąpi później (od 1 kwietnia 2026 r.). Jeśli jednak roczna wartość sprzedaży przekracza 200 mln zł – obowiązek pojawi się już w lutym 2026 r. - Co w sytuacji, gdy kontrahent z zagranicy nie akceptuje faktur w formie XML?
Zgodnie z polskimi przepisami faktura wystawiona w KSeF jest uznawana za prawidłowy dokument księgowy. Na użytek międzynarodowy można dostarczyć dodatkowy plik PDF lub inny dokument poglądowy, jeżeli jest to wymagane przez zagranicznego partnera. Formalnie liczy się jednak wersja e-Faktury zarejestrowana w KSeF.
Podsumowanie
Czy w KSeF można wystawiać faktury w walutach obcych? Odpowiedź brzmi: tak. Co więcej, system został skonstruowany tak, by wystawca mógł w prosty sposób odzwierciedlić w dokumencie zarówno kwoty w walucie transakcji, jak i niezbędne wartości w polskich złotych. Kluczowe znaczenie ma przy tym prawidłowe określenie kursu przeliczeniowego oraz dopełnienie wszystkich obowiązków podatkowych związanych z rozliczaniem VAT.
W obliczu nadchodzących zmian legislacyjnych i zbliżających się terminów wdrożenia KSeF (1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r., w zależności od wielkości obrotów), firmy działające w sferze międzynarodowej powinny już teraz sprawdzić, czy posiadane oprogramowanie jest zgodne z wymogami systemu i czy obsługuje różne waluty w sposób w pełni zautomatyzowany. Regularne szkolenia pracowników, konsultacje z doradcami podatkowymi i aktualizacje systemów IT to podstawowe działania, które pozwolą uniknąć kłopotów w momencie, gdy KSeF stanie się obligatoryjny dla wszystkich podatników.
