W kontekście wdrażania KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, pojawia się pytanie, co dzieje się z dokumentami wystawionymi poza platformą i czy zachowują one moc prawną oraz skutki podatkowe. Wiele firm zastanawia się, czy do momentu wejścia w życie powszechnego obowiązku korzystania z KSeF (zaplanowanego w dwóch etapach – od 1 lutego 2026 r. i od 1 kwietnia 2026 r.) mogą nadal wystawiać faktury w innych systemach bądź w formie papierowej, PDF lub w innym formacie.
W niniejszym artykule przyglądamy się aktualnym przepisom, stanowisku Ministerstwa Finansów oraz temu, co oznacza „poza KSeF” w praktyce.
Na czym polega KSeF i dlaczego został wprowadzony?
Krajowy System e-Faktur ma na celu:
- ujednolicenie formatu faktur (zastosowanie obowiązkowego standardu XML),
- przyspieszenie i usprawnienie wymiany dokumentów między firmami oraz z administracją publiczną,
- zapewnienie centralnej archiwizacji i walidacji dokumentów w czasie zbliżonym do rzeczywistego,
- uproszczenie kontroli podatkowych i ograniczenie nadużyć związanych z rozliczaniem VAT.
W efekcie, KSeF docelowo zastąpi różnorodne praktyki w wystawianiu faktur – papierowych, PDF, czy przesyłanych mailowo – na rzecz jednolitego, scentralizowanego obiegu w formacie XML. Niemniej jednak, pełne wdrożenie systemu następuje w sposób etapowy, aby dać przedsiębiorcom czas na dostosowanie się.
Terminy wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF
Aktualne przepisy przewidują dwa główne terminy:
- 1 lutego 2026 r. – dla podmiotów o wysokich obrotach (powyżej 200 mln zł wraz z kwotą podatku w 2025 r.),
- 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorstw.
Do tego momentu przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury w dotychczasowy sposób (papier, PDF, systemy elektroniczne niepołączone z KSeF). Natomiast od dnia, w którym obowiązek stanie się powszechny dla danej grupy, KSeF ma być jedyną dopuszczalną metodą wystawiania faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy o VAT (z pewnymi potencjalnymi wyjątkami, o których wspominają projekty ustaw i rozporządzeń wykonawczych).
Co to znaczy „faktury wystawione poza KSeF”?
Faktury wystawione poza KSeF to takie, które:
- nie zostały przesłane do centralnego systemu,
- nie otrzymały unikalnego numeru identyfikacyjnego z bazy KSeF,
- mogą być w formie papierowej, PDF lub dowolnej innej elektronicznej, ale nie w obowiązkowym formacie XML określonym przez Ministerstwo Finansów,
- zostały wygenerowane w systemach fakturowych niepołączonych (lub jeszcze niezgodnych) z KSeF.
Od strony technicznej do momentu, w którym korzystanie z KSeF stanie się obligatoryjne, nie ma formalnego zakazu stosowania takich form wystawiania i przesyłania faktur. Pojawiają się jednak pytania o ich ważność i skutki podatkowe po pełnym wdrożeniu systemu.
Czy faktury poza KSeF są ważne do czasu pełnego wdrożenia systemu?
Zgodnie z obecnym stanem prawnym, tak – dopóki przepisy nie nakładają obowiązku wystawiania faktur w KSeF, podatnicy mogą legalnie wystawiać dokumenty w dotychczasowy sposób. Faktura papierowa czy PDF jest więc uznawana za prawidłową, o ile spełnia wszystkie wymogi ustawy o VAT (tj. zawiera wymagane dane, jest wystawiona w terminie, a podatnik ma prawo do zastosowania stawki VAT).
W konsekwencji:
- Faktura papierowa lub PDF wystawiona np. w 2024 czy 2025 r., zgodnie z przepisami obowiązującymi w danym czasie, zachowuje moc prawną oraz skutki podatkowe.
- Przedsiębiorca nie jest zobligowany do późniejszego wprowadzania takiej faktury „wstecznie” do KSeF.
- W przypadku kontroli organy skarbowe mogą poprosić o tradycyjną dokumentację (papierową, PDF), zwłaszcza jeśli faktury nie trafiły do systemu.
Dokumenty w formie papierowej i PDF, a ustrukturyzowany format XML
KSeF wymaga od podatników wystawiania i przesyłania faktur w formacie XML z uwzględnieniem struktury ustalonej przez Ministerstwo Finansów. Taka e-Faktura ustrukturyzowana różni się od PDF tym, że zawartość dokumentu jest standaryzowana w postaci maszynowo czytelnej (tzw. ustrukturyzowanej).
- PDF czy dokument papierowy nie będą już traktowane jako równoważne, gdy nastanie obowiązek korzystania z KSeF.
- Format XML jest kluczowy, aby system mógł zautomatyzować walidację danych i archiwizację w centralnej bazie.
- Po 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r. (w zależności od wielkości przedsiębiorstwa) brak wysłania faktury w XML do KSeF może zostać uznany za naruszenie przepisów.
Co się zmieni po 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r.?
Po tych datach, określonych w ustawie nowelizującej przepisy o VAT i wdrażającej KSeF:
- Wystawienie faktury poza systemem może być traktowane jako niewystawienie faktury w rozumieniu ustawy o VAT (z wyjątkiem sytuacji przewidzianych jako awaryjne, np. brak dostępu do internetu – jednak tu przepisy przewidują specjalne tryby).
- Organy podatkowe będą mogły nałożyć sankcje za niewypełnienie obowiązku wystawiania dokumentów sprzedaży w KSeF.
- Posiadanie tylko dokumentu papierowego bądź PDF nie wystarczy, by uznać, że obowiązek fakturowania został dopełniony – kluczowe stanie się nadanie dokumentowi unikalnego numeru KSeF i przejście weryfikacji formalnej (walidacji strukturalnej).
W rezultacie, faktury wystawiane poza KSeF (papier, PDF) po tych terminach nie będą uznawane za prawidłowe faktury VAT w większości przypadków.
Wyjątki i możliwe sankcje za niewdrożenie KSeF
Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów i projektami ustaw, mogą pojawić się wyjątki (np. w razie utrudnionego dostępu do sieci, sytuacji awaryjnych itp.). Jednak w normalnych warunkach przedsiębiorca ma obowiązek korzystać z KSeF.
Brak stosowania przepisów może prowadzić do:
- kar finansowych (grzywien) określonych w kodeksie karnym skarbowym bądź w ustawie o VAT,
- wydłużonych kontroli podatkowych,
- problemów z rozliczeniami VAT (urząd może uznać, że nie wypełniono formalnych kryteriów wystawienia faktury).
W skrajnym przypadku ryzykuje się nieuznanie podatku naliczonego, jeśli kontrahent nie będzie miał możliwości wykazania faktury w KSeF.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy faktury wystawione w 2023 r. w formie PDF będą nadal ważne po 2026 r.?
Tak, jeśli w momencie ich wystawienia przepisy nie nakładały obowiązku wystawiania w KSeF, a dokument spełniał wymogi ustawy o VAT. Faktura nie traci ważności z mocą wsteczną. - Czy mogę wprowadzać do KSeF starsze faktury, by archiwizować je w nowym systemie?
Teoretycznie można to robić dobrowolnie, o ile system i przepisy dopuszczają rejestrowanie dokumentów wystawionych przed określonym terminem. Nie ma jednak obowiązku przenoszenia dawnych faktur do KSeF. - Czy po wejściu obowiązku mogę nadal wystawiać faktury w PDF i równolegle w KSeF?
Przepisy zakładają, że format XML w KSeF staje się wtedy formą „właściwą” i wystarczającą. Można ewentualnie generować PDF w celach informacyjnych dla kontrahenta, ale formalnie liczy się wersja w KSeF. - Czy faktury pro forma wystawione poza systemem są ważne?
Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym w świetle ustawy o VAT. Można ją nadal tworzyć w dowolnej formie (papier, PDF) – KSeF odnosi się do faktur VAT sensu stricto. Pro formy służą głównie jako oferta handlowa, nie jako faktury sprzedażowe.
Podsumowanie
Czy faktury wystawione poza KSeF są ważne?
- Tak, dopóki nie upłyną terminy wprowadzenia obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (1 lutego 2026 r. dla największych podatników i 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych). W tym okresie można zgodnie z prawem wystawiać dokumenty w formie papierowej, PDF lub innych dotychczasowych rozwiązaniach elektronicznych, a organy podatkowe w razie kontroli powinny je honorować, jeśli spełniają wymogi ustawy o VAT.
- Nie, po wejściu w życie ustawowego obowiązku – co oznacza, że wystawienie nowej faktury poza KSeF i brak ustrukturyzowanego formatu XML najprawdopodobniej zostaną uznane za naruszenie przepisów i mogą skutkować sankcjami. Wyjątki (np. awaria systemu) będą ściśle określone, a i wtedy przewiduje się obowiązek wprowadzenia takiej faktury do KSeF w późniejszym terminie.
Wniosek? Firmy powinny zaplanować migrację do KSeF – z uwzględnieniem harmonogramu w ustawie i konieczności dostosowania systemów księgowych do formatu XML. Wdrożenie z wyprzedzeniem pozwoli uniknąć chaosu i ewentualnych kar, a także wykorzystać atut
