Cześć!
Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAK
Czy chcesz, żebyśmy oddzwonili do Ciebie za darmo w 60 sekund?
TAK
Z uwagi na postępującą cyfryzację administracji oraz dynamiczne zmiany w regulacjach dotyczących obrotu dokumentami, coraz więcej przedsiębiorców zastanawia się nad specyfiką funkcjonowania KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Jednym z kluczowych pytań związanych z tym rozwiązaniem jest kwestia przechowywania faktur – jak długo będą one przechowywane w centralnej bazie, na jakich zasadach, i co stanie się z nimi po upływie wymaganego okresu?
W niniejszym artykule dokonujemy kompleksowego przeglądu obowiązujących (i planowanych) przepisów, wyjaśniając przy okazji sens i korzyści wynikające z zastosowania centralnej archiwizacji. Przedstawiamy także najważniejsze aspekty praktyczne, m.in. co się stanie, jeśli przedsiębiorca będzie chciał mieć kopię dokumentów lokalnie, i jakie sankcje mogą grozić za nieprzestrzeganie reguł przechowywania w KSeF.
Krajowy System e-Faktur to scentralizowana platforma stworzona w celu ujednolicenia i przyspieszenia obiegu faktur w formacie ustrukturyzowanym XML. Dzięki niemu organy skarbowe mają dostęp do wystawionych i otrzymanych dokumentów w czasie zbliżonym do rzeczywistego. Narzędzie to ma także stanowić centralne archiwum, w którym faktury będą przechowywane zgodnie z wymaganiami prawa podatkowego.
Dotychczas przedsiębiorcy musieli na własną rękę zapewniać, że dane z faktur – tak w formie papierowej, jak i elektronicznej – będą dostępne przez okres wymagany ustawą. Wdrożenie KSeF nie zwalnia ich co prawda z wszelkich obowiązków archiwizacyjnych, ale znacząco zmienia sposób przechowywania dokumentów oraz kontrolę nad nimi. To, jak długo i w jakim formacie będą trzymane e-Faktury w systemie, jest istotne zarówno z punktu widzenia bezpieczeństwa przedsiębiorcy, jak i organów administracyjnych.
Kwestie dotyczące przechowywania faktur reguluje przede wszystkim ustawa o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), a także akty wykonawcze wydawane przez Ministra Finansów. Według ogólnych zasad, podatnik jest zobowiązany do przechowywania dokumentów księgowych (w tym faktur) przez okres niezbędny do rozliczeń podatkowych i ewentualnych kontroli, co zazwyczaj oznacza 5 lat liczone od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Choć cyfryzacja obszaru fakturowania i księgowości została przyspieszona przez wprowadzenie tzw. e-Faktur ustrukturyzowanych, to jednak główne założenia w zakresie archiwizacji pozostały niezmienione. Przedsiębiorca w dalszym ciągu musi zapewnić możliwość łatwego i szybkiego odtworzenia dokumentów w przypadku kontroli, a także przestrzegać okresu przechowywania wynikającego z przepisów.
W kontekście KSeF mówimy o roli centralnego repozytorium, w którym raz zarejestrowana faktura (po przejściu pozytywnej walidacji) będzie przechowywana przez określony czas, zgodnie z wymogami prawa. To oznacza, że:
Przyjęty model archiwizacji w w znacznym stopniu ogranicza konieczność utrzymywania przez firmy równoKSeF ległych systemów do gromadzenia faktur, jednak – co kluczowe – przepisy nie zabraniają przedsiębiorcy posiadać dodatkowych własnych kopii (np. w systemie księgowym).
Zgodnie z dotychczasowymi informacjami z Ministerstwa Finansów, w systemie KSeF faktury będą przechowywane przez okres nie krótszy niż 5 lat, co wynika bezpośrednio z przepisów o przedawnieniu zobowiązania podatkowego i wymagań w zakresie archiwizacji dokumentów podatkowych.
Jednocześnie warto pamiętać, że:
Z punktu widzenia przedsiębiorcy ważne jest, aby monitorować terminy i upewnić się, że wszystkie dokumenty potrzebne do ewentualnej kontroli czy audytu będą dostępne – czy to w KSeF, czy w dodatkowym archiwum lokalnym.
Od strony prawnej podatnik nie ma prawa usuwać faktur w okresie, w którym ciąży na nim obowiązek przechowywania dokumentów. Jeśli faktura została wprowadzona do KSeF, to:
W praktyce nie ma zatem możliwości, by faktury zniknęły z systemu na życzenie przedsiębiorcy. Ma to na celu zachowanie spójności i wiarygodności dokumentów w centralnej bazie. Jednocześnie, jeśli dane na fakturze są błędne, należy wystawić fakturę korygującą – a pierwotny dokument pozostaje w bazie w celach dowodowych, z odpowiednio zaznaczonym statusem korekty.
KSeF obsługuje przede wszystkim faktury ustrukturyzowane oraz (w najbliższej przyszłości) faktury korygujące. W sprawie tzw. not korygujących trwają jeszcze dyskusje, czy i w jaki sposób będą one rejestrowane w systemie. Niemniej zasada ogólna wskazuje, że:
W efekcie, okres archiwizacji faktycznie dotyczy całego cyklu życia faktury – od momentu jej wystawienia (bądź otrzymania) po moment, gdy upłynie wymagany czas przechowywania związany z rozliczeniami podatkowymi.
KSeF ma uprościć przedsiębiorcom życie w zakresie rozliczeń i kontroli, jednak nieprzestrzeganie regulacji o przechowywaniu może się wiązać z określonymi konsekwencjami:
Praktyka wskazuje jednak, że samo wprowadzenie faktury do KSeF w odpowiedni sposób i w terminie daje przedsiębiorcy solidną podstawę obrony w sytuacji ewentualnych roszczeń. System bowiem przechowuje dokument w oryginalnej, niezmodyfikowanej postaci, co zwiększa wiarygodność danych księgowych.
Jak długo będą przechowywane faktury w KSeF? Zgodnie z dotychczasową wiedzą i projektem rozwiązań legislacyjnych – przez co najmniej 5 lat od momentu, w którym upłynął termin płatności podatku za dany okres rozliczeniowy. Ten minimalny czas wynika bezpośrednio z ustawy o VAT i przepisów o przedawnieniu zobowiązań podatkowych. Jednocześnie przedsiębiorca powinien pamiętać, że w szczególnych sytuacjach (np. kontrola podatkowa rozpoczęta przed upływem tego terminu) okres archiwizacyjny może się wydłużyć.
Wprowadzenie KSeF nie zwalnia podatników z obowiązku dbałości o poprawne wystawianie i przechowywanie dokumentów, jednak znacząco ułatwia i standaryzuje kwestie archiwizacji. Dokumenty wystawione i zwalidowane w systemie mają gwarantowaną autentyczność i integralność, co w razie kontroli zwiększa wiarygodność danych księgowych. Warto jednak rozważyć dodatkowe lokalne kopie dokumentów, zwłaszcza jeśli specyfika firmy wymaga przechowywania archiwum dłużej niż ustawowe 5 lat.
