Wprowadzenie KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, wywołuje szereg pytań dotyczących tego, kto i od kiedy będzie musiał z niego korzystać. Przedsiębiorcy działający na dużą skalę otrzymali jasne wytyczne – na ich potrzeby wdrożono etapowe terminy obowiązkowego korzystania z systemu (od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych). Mniej oczywista jest jednak sytuacja osób prowadzących działalność nierejestrowaną, które nie figurują w CEIDG i z założenia funkcjonują na bardzo małą skalę.
Poniższy artykuł stanowi próbę wyjaśnienia aktualnych regulacji i wskazania, na co powinni zwrócić uwagę przedsiębiorcy działający w takiej formie.
Czym jest działalność nierejestrowana?
Działalność nierejestrowana (zwana też „działalnością nieewidencjonowaną”) to forma aktywności gospodarczej regulowana głównie przez ustawę – Prawo przedsiębiorców. Osoba wykonująca takie czynności nie musi rejestrować firmy w CEIDG, pod warunkiem że:
- przychód miesięczny z działalności nie przekracza 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia,
- osoba ta w ciągu ostatnich 5 lat nie prowadziła innej działalności gospodarczej (z pewnymi wyjątkami),
- nie występują dodatkowe przesłanki nakazujące rejestrację działalności (np. wymóg koncesji czy specjalnych uprawnień).
W praktyce działalność nierejestrowana jest stosowana przy drobnej sprzedaży, rękodziele czy okazjonalnych usługach, które nie generują dużych przychodów. Zwykle taka forma aktywności nie wymaga rozliczania VAT ani regularnego prowadzenia ksiąg handlowych, choć oczywiście trzeba spełnić minimalne obowiązki ewidencyjne czy podatkowe (np. rozliczanie PIT, jeśli przychód przekroczy kwoty wolne od podatku).
Podstawy prawne KSeF i grupy zobowiązane do jego wdrożenia
Krajowy System e-Faktur ma stać się obligatoryjny dla wszystkich podmiotów, które:
- prowadzą działalność gospodarczą (zarejestrowaną w CEIDG bądź KRS),
- wystawiają faktury jako podatnicy VAT (czynni lub zwolnieni),
- w określonych przypadkach – wystawiają faktury w formie ustrukturyzowanej do podmiotów gospodarczych (B2B) czy klientów indywidualnych (B2C).
Terminy obowiązkowego korzystania z KSeF ustalono na:
- 1 lutego 2026 r. – dla podatników, u których łączna wartość sprzedaży (razem z podatkiem) w 2025 r. przekroczy 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, w tym większości małych i średnich firm.
Aktualne przepisy nie zawierają precyzyjnych wskazówek odnoszących się wyłącznie do działalności nierejestrowanej, co rodzi wątpliwości, czy i w jakim zakresie takie osoby mogą lub muszą korzystać z KSeF.
Czy działalność nierejestrowana wystawia faktury?
Zasadniczo, działalność nierejestrowana nie jest typową „działalnością gospodarczą” w rozumieniu przepisów o VAT i o podatku dochodowym. W większości przypadków osoby działające w tej formie:
- nie składają wniosku o nadanie NIP w celu rozliczania się z VAT (chyba że przekroczą pewien limit sprzedaży, który wymusza rejestrację do VAT),
- nie wystawiają standardowych faktur VAT, bo zwykle nie są podatnikami VAT czynnymi ani nawet zwolnionymi (do momentu przekroczenia limitu obrotu nakazującego rejestrację).
- mogą sprzedawać drobne towary lub usługi osobom prywatnym (B2C), posługując się np. umowami ustnymi czy ewentualnie paragonami fiskalnymi, jeśli dokonują rejestracji w kasie (to jednak rzadkie w działalności nierejestrowanej, bo zazwyczaj nie ma takiego obowiązku).
Może się jednak zdarzyć, że nawet osoba prowadząca działalność nierejestrowaną wystawi fakturę na życzenie klienta – np. innego przedsiębiorcy. Wówczas powstaje pytanie, czy taki dokument z perspektywy prawa podatkowego jest fakturą spełniającą wymogi ustawy o VAT czy raczej „rachunkiem” wystawionym dla celów potwierdzenia zapłaty (o ile przepisy branżowe czy specyfika usługi tego wymagają).
Możliwe scenariusze – kiedy działalność nierejestrowana może zostać objęta KSeF?
Rozpatrując sytuację działalności nierejestrowanej w kontekście KSeF, można wskazać dwa główne scenariusze:
Działalność nierejestrowana pozostaje poza VAT
- Osoba nie rejestruje się do VAT (ani jako podatnik czynny, ani zwolniony).
- Nie wystawia faktur VAT (ewentualnie może wystawiać rachunki czy innego typu potwierdzenia sprzedaży).
- W takim układzie brak obowiązku korzystania z KSeF – bo nie jest się podatnikiem wystawiającym faktury w rozumieniu przepisów VAT.
Działalność nierejestrowana przekracza próg zwolnienia VAT
- Jeśli obrót (sprzedaż) w danym roku przekroczy limit zwolnienia podmiotowego od VAT (aktualnie 200 tys. zł rocznie), osoba musi zarejestrować się jako podatnik VAT.
- Wówczas formalnie powstaje konieczność wystawiania faktur w przypadku transakcji z innymi przedsiębiorcami.
- Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF dany podmiot – choć nadal może się określać „nierejestrowanym” w sensie braku wpisu w CEIDG – będzie musiał wystawiać e-Faktury ustrukturyzowane.
W praktyce takie przekroczenie limitu zwykle oznacza, że działalność nierejestrowana de facto staje się działalnością gospodarczą w pełnym rozumieniu. Dlatego też, jeśli ktoś faktycznie osiąga przychody na poziomie zmuszającym do rejestracji w VAT, powinien rozważyć rejestrację działalności gospodarczej w CEIDG.
Praktyczne konsekwencje i rekomendacje
Dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną najważniejsze wnioski to:
- Monitorowanie przychodów – jeśli kwoty zaczynają zbliżać się do limitu zwolnienia z VAT, wkrótce może pojawić się obowiązek rejestracji VAT, a w dalszej perspektywie – obowiązek korzystania z KSeF (od 1 kwietnia 2026 r., gdy system stanie się powszechny).
- Brak wpisu w CEIDG a wystawianie faktur – samo wystawienie „faktury” bez rejestracji firmy może być wątpliwe prawnie, jeśli nie jest się podatnikiem VAT. Wówczas dokumenty te mogą być uznane za zwykłe „rachunki” (np. do celów wewnętrznych klienta).
- Dobrowolne korzystanie z KSeF – jeśli ktoś czuje potrzebę wystawiania e-Faktur w ustrukturyzowanym formacie (np. na życzenie kontrahenta), technicznie nic nie stoi na przeszkodzie, by dobrowolnie dołączyć do systemu. Należy jednak wziąć pod uwagę, że do tego potrzebna będzie integracja (API, tokeny) i co najmniej numer NIP (dla celów identyfikacji w systemie).
Najczęściej zadawane pytania
- Czy prowadząc działalność nierejestrowaną, mogę zgłosić się do VAT i wystawiać faktury VAT?
Teoretycznie tak, ale oznaczałoby to rezygnację ze zwolnienia podmiotowego i podjęcie obowiązków rozliczeń VAT (deklaracje, JPK_VAT). Zwykle działalność nierejestrowana przychody ma niewielkie, więc pozostawanie poza VAT jest wygodne. - Czy po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF będę musiał wystawiać e-Faktury, jeśli nie przekroczę limitu dla VAT?
Jeśli pozostaniesz poza VAT i nie prowadzisz zarejestrowanej działalności gospodarczej, to – w świetle obecnych przepisów – nie ma podstaw do nakazu korzystania z KSeF. Chyba że przepisy w przyszłości zmienią definicję podmiotu zobowiązanego. - A co, gdy klient (inna firma) zażąda ode mnie faktury VAT?
W praktyce, jeśli nie jesteś zarejestrowany do VAT, wystawiasz co najwyżej rachunek lub dokument sprzedaży niebędący fakturą VAT. Jeśli klienci regularnie wymagają faktur, z reguły oznacza to, że warto przeanalizować rejestrację działalności w CEIDG i zgłoszenie do VAT. - Czy grożą mi jakieś sankcje, jeśli nie będę korzystać z KSeF, a prowadzę działalność nierejestrowaną?
Sankcje dotyczą głównie podatników (w rozumieniu ustawy o VAT), którzy po wejściu w życie obowiązku zignorują nakaz wystawiania faktur przez KSeF. Jeśli formalnie nie jesteś podatnikiem VAT i nie wystawiasz faktur, obowiązek nie ma zastosowania. - Czy mogę dobrowolnie przetestować KSeF jako osoba prowadząca działalność nierejestrowaną?
System w założeniu przeznaczony jest do obsługi faktur VAT, co wymaga odpowiedniego oznaczenia NIP. Jeśli go posiadasz (np. do celów PIT), możesz próbować skorzystać z KSeF w sposób eksperymentalny, lecz nie jest to typowy scenariusz.
Podsumowanie
Czy KSeF będzie obowiązkowy dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną?
W aktualnym stanie prawnym nie, o ile dana osoba:
- nie jest zarejestrowana do VAT,
- nie wystawia faktur VAT w rozumieniu ustawy,
- realizuje jedynie drobne przychody, które nie wymagają formalnego założenia firmy.
Kluczowe znaczenie ma więc status podatnika VAT. Jeśli działalność nierejestrowana staje się de facto regularną działalnością gospodarczą (np. obrót przekracza limit zwolnienia podmiotowego od VAT), pojawi się obowiązek wystawiania faktur VAT – a to w przyszłości pociągnie za sobą konieczność korzystania z KSeF (od kwietnia 2026 r. lub nawet wcześniej, jeśli firma przekroczy wysokie progi obrotów).
W praktyce osoby działające w formie nierejestrowanej powinny na bieżąco monitorować swoje przychody i przepisy podatkowe. W razie wątpliwości najlepiej skontaktować się z doradcą podatkowym bądź urzędem skarbowym, aby uniknąć niepotrzebnych sankcji czy problemów formalnych. Na obecnym etapie trudno przewidzieć, czy w przyszłości ustawodawca nie zmodyfikuje definicji podmiotów zobowiązanych do korzystania z KSeF – dlatego warto śledzić dalsze losy przepisów i komunikaty Ministerstwa Finansów.
