Kto będzie miał obowiązek korzystać z KSeF?

Wraz z trwającą digitalizacją administracji publicznej i rozwojem elektronicznych narzędzi do rozliczeń podatkowych, KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, systematycznie zyskuje na znaczeniu. Choć w poprzednich publikacjach koncentrowaliśmy się na kwestii terminów wdrożenia i najważniejszych procesów w kontekście implementacji, tym razem skupimy się na zagadnieniu jeszcze bardziej fundamentalnym: kto będzie musiał korzystać z KSeF? W niniejszym artykule przybliżamy zarówno podstawy prawne, jak i praktyczne aspekty związane z obowiązkiem wykorzystywania e-Faktur ustrukturyzowanych. Przedstawiamy też planowane rozgraniczenia na poszczególne grupy przedsiębiorców oraz wskazujemy, w jaki sposób przygotować się na nadchodzące regulacje.

KSeF w pigułce – zarys funkcjonowania i korzyści

Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to centralna platforma, której zadaniem jest umożliwienie jednolitego, ustrukturyzowanego obiegu faktur elektronicznych. W zamierzeniu Ministerstwa Finansów narzędzie to ma:

• przyspieszyć przetwarzanie dokumentów finansowych i ułatwić kontrolę prawidłowości rozliczeń,
• zwiększyć transparentność transakcji handlowych,
• wyeliminować błędy w fakturach (dzięki jednolitemu formatowi XML),
• ograniczyć ryzyko nadużyć podatkowych oraz skrócić czas potrzebny na ewentualne audyty skarbowe.

Stosowanie KSeF przynosi realne korzyści przedsiębiorcom, ponieważ w wielu przypadkach pozwala na automatyzację procesów księgowych i usprawnienie komunikacji z kontrahentami. Jednakże kluczowym elementem staje się tu kwestia, kto będzie objęty obowiązkiem wykorzystywania tego rozwiązania, i co najważniejsze – w jakich terminach.

Geneza obowiązku KSeF w polskim systemie podatkowym

Koncepcja wprowadzenia obowiązku korzystania z e-Faktur ustrukturyzowanych jest ściśle związana z ogólną polityką cyfryzacji administracji publicznej. Zarówno w Polsce, jak i na terenie Unii Europejskiej, od kilku lat podejmuje się działania, które mają na celu:

• promowanie elektronicznego obiegu dokumentów (zarówno w sferze B2B, jak i B2G, czyli w kontaktach biznes-rząd),
• umożliwienie szybkiej wymiany informacji między przedsiębiorstwami a organami skarbowymi,
• zwiększenie ściągalności podatków dzięki dokładniejszej weryfikacji rozliczeń.

W przypadku polskiego systemu prawnego, konieczne okazały się dwie fazy nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług (VAT). Pierwotnie planowano, że KSeF stanie się obligatoryjny dla wszystkich już od 1 lipca 2024 r., ale – na mocy ustawy z 9 maja 2024 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 852) – termin ten został przesunięty na rok 2026, przy jednoczesnym rozdzieleniu przedsiębiorców ze względu na skalę działalności.

Kluczowe grupy objęte nowymi przepisami – kto dokładnie będzie musiał korzystać z KSeF?

Zgodnie z obecnym brzmieniem przepisów, docelowo wszyscy podatnicy VAT, którzy wystawiają faktury w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, zostaną objęci koniecznością stosowania KSeF. Jednak – co istotne – wprowadzono pewne progi wartości sprzedaży oraz podziały na okresy, w których poszczególne grupy wejdą w reżim obowiązkowego fakturowania elektronicznego.

W dużym uproszczeniu można wskazać dwie główne kategorie przedsiębiorców:

1. Duże podmioty (czyli takie, których łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2025 r. pułap 200 mln zł) – dla nich obowiązek korzystania z KSeF zacznie obowiązywać wcześniej, bo już od 1 lutego 2026 r..
2. Pozostali podatnicy (mali, średni, mikroprzedsiębiorcy oraz wszyscy, którzy nie osiągnęli wspomnianej bariery 200 mln zł) – będą musieli wdrożyć system od 1 kwietnia 2026 r..

Należy jednak podkreślić, że powyższe zasady mogą ulegać dalszym modyfikacjom. Ustawodawca przewiduje bowiem możliwość dostosowania przepisów wykonawczych w toku trwającego procesu legislacyjnego (tzw. II etapu). W praktyce, niezależnie od branży czy wielkości działalności, warto już teraz zaplanować prace nad wdrożeniem e-Faktur, aby nie stanąć przed koniecznością przyspieszonego dostosowania „w ostatniej chwili”.

Rozgraniczenia według wartości sprzedaży i terminów wejścia w życie

Jak już wspomnieliśmy, kluczowym wyznacznikiem w kontekście obowiązku korzystania z KSeF pozostaje wartość sprzedaży osiągnięta przez przedsiębiorcę w 2025 roku. Mechanizm wygląda następująco:

• Jeśli w 2025 r. wartość sprzedaży brutto przekroczy 200 mln zł – podmiot musi przygotować się na wprowadzenie KSeF od 1 lutego 2026 r.
• Jeżeli wartość sprzedaży nie przekroczy 200 mln zł – obowiązkowe korzystanie z e-Faktur wchodzi w życie od 1 kwietnia 2026 r.

Tego rodzaju zróżnicowanie ma umożliwić największym przedsiębiorstwom szybsze dostosowanie się do nowego systemu i przynajmniej w pewnym stopniu odciążyć mniejszych podatników, którym ustawodawca daje dodatkowe dwa miesiące na dokonanie stosownych zmian organizacyjnych i informatycznych.

Warto również pamiętać, że przedsiębiorcy, którzy chcą skorzystać z e-Faktury ustrukturyzowanej na wcześniejszym etapie, mogą to zrobić dobrowolnie. KSeF pozostaje dostępny także dla tych, którzy chcieliby wyprzedzić obowiązkowy termin, testując rozwiązania i zapewniając sobie płynniejszy start w momencie, gdy stanie się on obligatoryjny.

Specyfika różnych branż – wyłączenia i wyjątki

Choć KSeF został zaprojektowany jako rozwiązanie uniwersalne, mogą pojawiać się szczególne regulacje odnoszące się do wybranych sektorów gospodarki. Przykładowo:

• Branża budowlana czy transportowa może mieć własne specyficzne wymogi co do ewentualnej struktury dokumentów, uwzględniające np. szczegółowe dane o lokalizacji robót czy elementach ładunku.
• Działalność eksportowa lub transgraniczna może wymagać interpretacji przepisów unijnych, a co za tym idzie – doprecyzowania zasad wystawiania i wysyłania faktur, aby były one akceptowalne również na zagranicznych rynkach.
• Sektor publiczny (B2G) już wcześniej zetknął się z obowiązkiem wykorzystywania platformy e-Faktura przy rozliczeniach z administracją. Wprowadzenie KSeF może zatem w jego przypadku wiązać się z mniejszą skalą zmian, gdyż część procedur jest już zautomatyzowana.

Aktualnie nie ma jednolitej listy branż całkowicie wyłączonych z obowiązku stosowania KSeF, jednak ustawy i rozporządzenia wykonawcze przewidują możliwość wprowadzania odstępstw w sytuacjach uzasadnionych specyfiką świadczonych usług czy niestandardowym modelem rozliczeń. Warto regularnie sprawdzać oficjalne komunikaty Ministerstwa Finansów i obserwować postępy prac legislacyjnych w ramach II etapu nowelizacji.

Konsekwencje dla podmiotów, które nie dostosują się do obowiązku

Niewdrożenie KSeF w terminie określonym przez ustawodawcę może prowadzić do szeregu niekorzystnych konsekwencji dla przedsiębiorców. W wymiarze praktycznym oznacza to:

1. Sankcje finansowe – przewidywane są kary administracyjne lub nawet karno-skarbowe za nieprzestrzeganie ustawowo wyznaczonych zasad wystawiania i wysyłania faktur.
2. Problemy z rozliczeniami – jeśli kontrahenci zaadaptują system wcześniej, a nasza firma nie będzie w stanie generować e-Faktur w formacie XML wymaganym przez KSeF, może to utrudniać lub wręcz blokować wymianę dokumentów finansowych.
3. Częstsze kontrole skarbowe – organy podatkowe mogą ze szczególną uwagą przyglądać się podmiotom, które ignorują przepisy dotyczące cyfryzacji fakturowania.
4. Stratę konkurencyjności – firmy niekorzystające z automatyzacji i centralnej bazy faktur mogą ponosić wyższe koszty operacyjne, co przekłada się na mniejszą efektywność w porównaniu z konkurencją.

Należy również podkreślić, że ostateczny kształt sankcji i procedur kontrolnych zależy od zapisów w przepisach wykonawczych, które są obecnie konsultowane w ramach II etapu procesu legislacyjnego. Niemniej sam kierunek zmian – ku bardziej surowemu egzekwowaniu obowiązku e-Fakturowania – wydaje się przesądzony.

Działania przygotowawcze i praktyczne rekomendacje

Bez względu na to, czy firma przekroczy próg 200 mln zł w 2025 roku, czy też nie, warto już teraz zacząć prace organizacyjne i technologiczne związane z przejściem na KSeF. Oto kilka kroków, które mogą usprawnić ten proces:

1. Weryfikacja aktualnych systemów IT
   Sprawdź, czy oprogramowanie księgowe, którego używasz, jest przystosowane do obsługi faktur ustrukturyzowanych w formacie XML zgodnym ze standardami KSeF. Skonsultuj się z dostawcą, czy i kiedy planuje on wprowadzenie odpowiednich aktualizacji.
2. Audyt wewnętrznych procedur
   Dokonaj analizy, w jaki sposób faktury obecnie krążą w Twojej firmie. Oceń, czy są wystarczające mechanizmy kontroli i weryfikacji poprawności danych – w ramach KSeF część tych zadań zostanie zautomatyzowana, lecz trzeba dopilnować, by procesy wewnętrzne były spójne z wymaganiami systemu.
3. Szkolenia zespołu
   Przeszkol pracowników działu księgowości, a także innych zespołów zaangażowanych w proces fakturowania. Przygotuj ich na zmiany legislacyjne oraz nowe standardy obsługi e-Faktur.
4. Planowanie budżetu na wdrożenie
   Uwzględnij potencjalne koszty licencji, szkoleń, wsparcia konsultantów czy niezbędnych aktualizacji sprzętu. Wdrożenie KSeF to inwestycja, która w dłuższej perspektywie może się opłacić w postaci uproszczonej administracji i zmniejszonego ryzyka błędów podatkowych.
5. Monitorowanie zmian prawnych
   Odwiedzaj regularnie portal KSeF i obserwuj komunikaty Ministerstwa Finansów, aby nie przeoczyć żadnych aktualizacji terminów czy szczegółowych wymogów technicznych.
   Warto także pozostawać w kontakcie z doradcami podatkowymi lub biurami rachunkowymi, które często otrzymują najświeższe informacje w tej dziedzinie.

Podsumowanie i perspektywy dalszego rozwoju KSeF

Kto będzie musiał korzystać z KSeF? W obecnym kształcie przepisów prędzej czy później każdy przedsiębiorca wystawiający faktury VAT zostanie objęty tym obowiązkiem. Różnice sprowadzają się głównie do daty wprowadzenia systemu – 1 lutego 2026 r. dla firm z obrotami przekraczającymi 200 mln zł w 2025 r. oraz 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. Wraz z trwającym procesem legislacyjnym i konsultacjami może dojść do drobnych korekt, lecz kierunek zmian, czyli cyfrowa rewolucja w obszarze fakturowania, jest już wytyczony.

Nowe reguły oznaczają nie tylko konieczność formalnego dostosowania się do przepisów, ale też szansę na poprawę przejrzystości i efektywności procesów księgowych. Dla firm, które zdecydują się przejść na e-Faktury przed ustawowym terminem, może to być okazja do wyróżnienia się wśród konkurencji, a także do zbudowania relacji z partnerami biznesowymi na wyższym poziomie organizacji pracy.

Z drugiej strony, odkładanie prac wdrożeniowych „na później” może narazić przedsiębiorstwo na ryzyko zwiększonych kosztów, sankcji podatkowych lub chaotycznej implementacji. W związku z tym rozsądnym rozwiązaniem jest szczegółowa analiza wewnętrznych procesów i stopniowe przygotowywanie się do przejścia na KSeF, nawet jeśli formalnie obowiązek zacznie funkcjonować dopiero w 2026 roku.