W ciągu ostatnich lat dynamicznie postępuje cyfryzacja rozliczeń podatkowych oraz automatyzacja obiegu dokumentów finansowo-księgowych. Jednym z najbardziej dyskutowanych rozwiązań jest wprowadzenie KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, który ma na celu ujednolicenie formy elektronicznego fakturowania i uproszczenie procesów związanych z dokumentowaniem transakcji gospodarczych. W związku z licznymi zmianami legislacyjnymi pojawia się pytanie: od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? W poniższej publikacji omówimy najnowsze terminy wdrożenia, przedstawimy aktualny stan prawny i podpowiemy, jakie działania należy podjąć, by uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.
Geneza i cele wdrożenia KSeF
Pierwsze prace nad projektem KSeF wynikają z obserwacji potrzeb światowych i europejskich w zakresie informatyzacji rozliczeń podatkowych. W wielu krajach Unii Europejskiej elektroniczne fakturowanie w jednolitym, ustrukturyzowanym formacie stało się już standardem, przynosząc liczne oszczędności zarówno administracji publicznej, jak i samym przedsiębiorcom.
Polskie Ministerstwo Finansów dostrzegło potencjał tego rozwiązania i rozpoczęło prace koncepcyjne, które miały na celu:
- Ujednolicenie formatu faktur – wyeliminowanie chaosu związanego z wielością różnych szablonów i programów do fakturowania,
- Automatyzację procesów kontrolnych – ułatwienie weryfikacji i zapobieganie wyłudzeniom podatkowym dzięki scentralizowanej bazie faktur,
- Przyspieszenie obiegu dokumentów – usprawnienie procesu księgowego zarówno dla małych, jak i dużych firm,
- Poprawę transparentności obrotu – umożliwienie szybkiego dostępu do wystawionych i otrzymanych faktur, a w konsekwencji skrócenie czasu potrzebnego na rozwiązywanie sporów czy zwrot VAT-u.
Pierwotnie planowano, że pełne wdrożenie KSeF nastąpi znacznie wcześniej. Jednak prace legislacyjne nabrały tempa dopiero w ostatnim czasie, co skutkuje nowymi, przesuniętymi terminami obowiązywania systemu.
Najważniejsze korzyści z wprowadzenia ustrukturyzowanych e-Faktur
Zanim przejdziemy do omówienia konkretnych dat, warto zaznaczyć, co daje przejście na e-Faktury w standardzie KSeF:
- Obniżenie kosztów
Użytkowanie systemu eliminuje potrzebę drukowania, przechowywania i wysyłki tradycyjnych papierowych dokumentów, co w skali roku może przełożyć się na duże oszczędności. - Oszczędność czasu
Dzięki automatyzacji wystawiania i przetwarzania dokumentów księgowi oraz inne osoby odpowiedzialne za finanse mogą znacząco przyspieszyć swoją pracę. - Mniejsza liczba błędów
W ustrukturyzowanym formacie każdy element faktury jest precyzyjnie zdefiniowany (np. data wystawienia, dane kontrahenta, stawki VAT). Zmniejsza się więc ryzyko pomyłek i konieczność manualnych korekt. - Lepsza kontrola i bezpieczeństwo
Centralna baza e-Faktur uniemożliwia „znikanie” dokumentów czy fałszowanie dat sprzedaży, a administracja skarbowa może szybciej reagować na nieprawidłowości. - Wygoda archiwizacji
Zgodnie z założeniami, każda faktura wystawiona w systemie będzie archiwizowana automatycznie przez określony prawem czas. Firmy nie muszą już martwić się fizycznym przechowywaniem tysięcy stron faktur.
Dwufazowy proces legislacyjny – klucz do zrozumienia terminów
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur zostało rozłożone na dwa główne etapy legislacyjne. Taki podział ma na celu z jednej strony utrzymanie płynności prac nad ustawą oraz nad przepisami wykonawczymi, z drugiej – umożliwienie przedsiębiorcom i branży IT dostosowania się do technicznych wymogów projektu.
Etap I
- 9 maja 2024 r. uchwalono ustawę zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), w której odroczono termin pełnej obowiązkowości KSeF z 1 lipca 2024 r. na 1 lutego 2026 r.
- Zmodyfikowano również daty związane z wprowadzeniem sankcji za nieprzestrzeganie nowych przepisów. Daje to przedsiębiorcom więcej czasu na wdrożenie stosownych narzędzi i procedur.
Etap II
- Obecnie w toku są prace nad kolejną nowelizacją, w ramach której mają zostać sprecyzowane szczegóły techniczne, m.in. sposób generowania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych.
- Jednocześnie Ministerstwo Finansów zapowiada publikację rozporządzeń wykonawczych precyzujących szereg zagadnień, takich jak obowiązkowe pola w formacie XML, protokoły komunikacji z systemem czy metody rejestrowania się w KSeF.
W praktyce oznacza to, że choć znane są już finalne terminy wejścia w życie obowiązków, to konkretne procedury (np. integracyjne) mogą ulec zmianie w zależności od efektów trwających konsultacji i prac legislacyjnych.
Daty obowiązkowego KSeF – kogo i kiedy obejmą nowe wymogi?
Ze względu na postulaty środowisk biznesowych, domagających się wydłużenia okresu dostosowawczego, obecnie przyjmuje się następujący harmonogram:
1 lutego 2026 r.
- Od tego dnia KSeF stanie się obowiązkowy dla firm, które w 2025 r. przekroczą 200 mln zł wartości sprzedaży (liczonej wraz z podatkiem VAT).
- Chodzi tu głównie o największe przedsiębiorstwa, dla których legislator przewiduje krótszy okres na przygotowanie. Decyzja ta wynika z założenia, że duże podmioty dysponują na ogół lepiej rozbudowaną infrastrukturą IT i większymi zasobami pozwalającymi na relatywnie szybkie przejście na nowe procedury.
1 kwietnia 2026 r.
- Pozostali przedsiębiorcy, których roczna sprzedaż w 2025 r. nie przekroczy wskazanego progu 200 mln zł, będą zobowiązani do obligatoryjnego korzystania z e-Faktur właśnie od tego terminu.
- Termin ten dotyczy szerokiego grona mikro, małych i średnich firm, które też mają nieco więcej czasu na przygotowanie (z uwzględnieniem możliwości odroczeń).
Wcześniej planowano wdrożyć obowiązek już w lipcu 2024 r., jednak – z uwagi na postulaty branżowe i przedłużające się prace – ustawodawca zdecydował się ostatecznie na przesunięcie tych terminów. Niewykluczone, że do czasu wejścia w życie przepisów pojawią się jeszcze drobne modyfikacje, ale główne założenie co do kluczowych dat raczej nie ulegnie już radykalnej zmianie.
Wymogi systemu: co się zmieni i na co zwrócić uwagę?
Rozporządzenia wykonawcze, które mają zostać wkrótce opublikowane, powinny precyzować m.in.:
- Zakres danych w e-Fakturze
Spodziewane jest wprowadzenie szczegółowego opisu pól obowiązkowych w ramach jednolitego formatu XML. Dla firm oznacza to konieczność dostosowania swoich systemów księgowych, aby generowały i odczytywały właściwe struktury plików. - Metoda przesyłu
W zależności od wybranego rozwiązania, przedsiębiorcy będą korzystać z protokołu API lub dedykowanych bramek komunikacyjnych oferowanych przez Ministerstwo Finansów. Należy zwrócić uwagę na kwestie bezpieczeństwa transmisji danych (m.in. szyfrowanie i autentykację). - Tryb rejestracji i uprawnień
KSeF prawdopodobnie będzie wymagał przydzielania ról oraz praw dostępu poszczególnym użytkownikom w firmie (np. dział księgowości, dział sprzedaży). Trzeba się przygotować na proces, w którym firma rejestruje się w systemie, a każda upoważniona osoba dostaje odpowiednie poziomy autoryzacji. - Kompatybilność z istniejącymi systemami
Wiele firm używa już programów do fakturowania czy systemów klasy ERP. Kluczowym zadaniem będzie zintegrowanie obecnych narzędzi z modułem KSeF, tak aby przepływ danych był jak najbardziej płynny i bezbłędny.
Sankcje i konsekwencje nieterminowego wdrożenia
Ministerstwo Finansów zapowiada określenie kar administracyjnych za niedostosowanie się do nowych wymogów po wejściu w życie odpowiednich przepisów. Chociaż dokładny katalog sankcji nie został jeszcze w pełni ujawniony, można się spodziewać:
- Kar finansowych wymierzanych podmiotom, które pomimo obowiązku nie będą wystawiać faktur w ustrukturyzowanej formie za pośrednictwem KSeF,
- Możliwych kontroli skarbowych, w szczególności w dużych przedsiębiorstwach, gdzie brak zgodności z przepisami może potencjalnie stanowić istotne źródło nadużyć lub poważnych strat dla budżetu państwa,
- Trudności w rozliczeniach – kontrahenci, którzy przejdą na nowy format e-Faktur, mogą preferować dostawców i partnerów, którzy również działają w środowisku KSeF, co w praktyce może utrudnić współpracę z firmami nieobjętymi jeszcze obowiązkiem bądź niedostosowanymi technicznie.
Warto zatem podejść do kwestii implementacji poważnie i z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć zbędnych kosztów i zakłóceń w bieżącej działalności operacyjnej.
Rekomendowane działania przygotowawcze – krok po kroku
Aby usprawnić cały proces wdrażania KSeF, warto opracować harmonogram i konsekwentnie go realizować. Oto kilka praktycznych wskazówek:
- Przeprowadź audyt wewnętrzny
Zbadaj obecne procedury wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. Oceń, w jaki sposób dane są wprowadzane do systemów księgowych i czy istnieją obszary wymagające modernizacji. - Konsultuj się z dostawcami oprogramowania
Upewnij się, że Twoje obecne narzędzia (ERP, system księgowy, program do fakturowania) będą w stanie obsłużyć wymogi KSeF. W razie konieczności zaplanuj migrację do nowszej wersji lub całkowicie nowego rozwiązania. - Przeszkol pracowników
Nawet najlepsza infrastruktura informatyczna nie przyniesie efektu, jeśli osoby odpowiedzialne za fakturowanie nie będą przygotowane do posługiwania się nowym systemem. Zainwestuj w szkolenia, które pozwolą zespołowi zrozumieć zasady działania KSeF i praktycznie przetestować proces wystawiania e-Faktur. - Zainicjuj testy i pilotaże
Jeśli to możliwe, przeprowadź testowe wdrożenie (np. w ramach wybranych działów czy na pojedynczych kontrahentach). Wczesna detekcja problemów technicznych i proceduralnych pozwoli uniknąć większych trudności tuż przed upływem ustawowego terminu. - Dokumentuj zmiany i dbaj o zgodność
Wraz z kolejnymi etapami legislacji mogą pojawić się szczegółowe wytyczne.
Podsumowanie: dlaczego nie warto zwlekać z wdrożeniem?
Choć ostateczne terminy wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF wyznaczono dopiero na rok 2026 (1 lutego dla największych firm i 1 kwietnia dla pozostałych), nie należy lekceważyć skali wyzwań, przed którymi stanie sektor przedsiębiorstw w Polsce. Późniejsze gorączkowe próby implementacji mogą prowadzić do zakłóceń w obsłudze klientów, dodatkowych kosztów IT i ryzyka sankcji finansowych.
Krajowy System e-Faktur to jednak nie tylko wymóg prawny, ale i szansa na zbudowanie nowoczesnej, wydajnej infrastruktury księgowej. Przyspieszenie obiegu dokumentów, redukcja kosztów operacyjnych i usprawnienie raportowania to cele, które mogą przynieść realne korzyści w codziennej praktyce biznesowej. Odpowiednio przygotowana firma znacznie łatwiej odnajdzie się także w postępującej cyfryzacji administracji i relacji handlowych.
Jeśli chcesz pozostać konkurencyjny na rynku, już teraz rozpocznij planowanie i wdrożenie właściwych rozwiązań, by w 2026 r. powitać nowe przepisy z pełną gotowością i zminimalizować ryzyko opóźnień.
