Weryfikacja błędów rachunkowych w fakturach

Wraz z rozwojem KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, wielu przedsiębiorców zastanawia się, na ile nowa platforma ustrukturyzowanego fakturowania wesprze ich w eliminowaniu błędów rachunkowych. System zaprojektowano tak, by przyjmować i przechowywać faktury w formacie XML, sprawdzać ich zgodność z wymogami formalnymi i przepisami dotyczącymi e-Faktur, a także archiwizować dokumenty w centralnej bazie. Czy jednak KSeF pójdzie krok dalej i dokona weryfikacji poprawności obliczeń podatku VAT, kwot netto czy innych rachunkowych elementów faktury? W niniejszym artykule rozważamy charakter i zakres kontroli, które ma oferować nowa platforma.

Jak działa KSeF i co obejmują mechanizmy walidacji?

Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany przede wszystkim jako centralne repozytorium, w którym:

• przyjmuje się i archiwizuje faktury ustrukturyzowane w formacie XML,
• nadaje się im unikalny numer identyfikacyjny,
• umożliwia się łatwy dostęp do dokumentów wystawcom, odbiorcom oraz organom skarbowym.

W procesie przyjmowania dokumentów system dokonuje walidacji formalnej, która polega na sprawdzeniu, czy dokument spełnia wymagania techniczne i strukturalne określone w schemacie XML. Oznacza to, że KSeF może odrzucić fakturę zawierającą niewypełnione obowiązkowe pola czy niezgodną z wymaganym formatem datę. Z perspektywy użytkowników jest to ważne usprawnienie, bo minimalizuje ryzyko wprowadzania do obiegu faktur niekompletnych bądź nieczytelnych dla systemu.

Zakres błędów, które mogą wystąpić na fakturze

Błędy rachunkowe najczęściej dotyczą:

1. Niewłaściwego przeliczenia wartości netto/brutto – np. przez błędne zaokrąglenie lub mylną stawkę VAT.
2. Zastosowania niepoprawnej stawki VAT – jeśli dla danej usługi czy towaru powinno się używać innej stawki (np. 8% zamiast 23%).
3. Niewłaściwego sumowania pozycji – szczególnie w wypadku faktur zawierających wiele wierszy sprzedaży.
4. Nieprawidłowej waluty przeliczenia – np. przy fakturach w walutach obcych, gdzie należałoby podać kwotę podatku VAT w PLN na podstawie właściwego kursu.

Tego rodzaju błędy mają charakter stricte rachunkowy i często ujawniają się dopiero podczas analiz w dziale księgowym lub w trakcie kontroli podatkowych.

Weryfikacja formalna a weryfikacja rachunkowa – kluczowe różnice

W kontekście KSeF warto rozróżnić:

• Weryfikację formalną – system sprawdza, czy faktura w formacie XML jest prawidłowo ustrukturyzowana, posiada wymagane pola (np. datę wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy), właściwy kod waluty itp.
• Weryfikację merytoryczną/rachunkową – weryfikacja poprawności wyliczeń, stawek podatku czy wartości netto i brutto.

Już teraz wiadomo, że KSeF nie będzie kompleksowo kontrolował poprawności merytorycznej wszystkich wartości liczbowych. O ile system może odrzucić fakturę z pustymi polami czy niewłaściwym formatem dla stawki VAT, to nie sprawdzi raczej, czy zastosowana stawka VAT 23% jest na pewno poprawna dla danego towaru. Ocena tego typu zagadnień wciąż należy do organów skarbowych w ramach ewentualnych kontroli czy czynności sprawdzających.

Czy KSeF sprawdzi np. stawki VAT i kwoty netto/brutto?

Zgodnie z dotychczas udostępnionymi materiałami przez Ministerstwo Finansów, Krajowy System e-Faktur będzie dokonywał weryfikacji:

• zgodności strukturalnej z wzorcem XML,
• poprawności wypełnienia pól (np. format daty, numeru NIP, poprawny kod kraju itp.),
• ogólnych reguł określonych w dokumentacji, np. czy suma wartości w poszczególnych wierszach zgadza się z łączną kwotą brutto (pod względem logicznym).

Natomiast nie jest planowane, by system sprawdzał merytoryczne zastosowanie stawki VAT (czyli czy dany towar faktycznie podlega 8%, czy 23%, czy może zwolnieniu). W razie wątpliwości tego rodzaju pojawiających się w fakturze system i tak przyjmie dokument, a weryfikacja stawki może zostać dokonana dopiero podczas kontroli podatkowej.

Podobnie w kwestii wyliczeń sumy czy przeliczeń walutowych – KSeF może jedynie wykrywać niespójności w samym pliku XML (np. wartość brutto jest mniejsza od netto), ale nie stwierdzi np. błędu w kursie waluty, jeżeli podatnik podał inny niż wymagany. Decydujące pozostają przepisy ustawowe, a ewentualny błąd rachunkowy wymaga korekty faktury.

Możliwość wystawiania korekt w XML – faktury korygujące i noty korygujące

W przypadku wykrycia błędu rachunkowego (czy jakiegokolwiek innego) na fakturze, podatnicy wciąż będą mieli do dyspozycji:

• Fakturę korygującą – wystawianą przez sprzedawcę, jeśli trzeba zmienić wartości liczbowe (np. stawkę VAT, kwotę brutto, podstawę opodatkowania).
• Notę korygującą – wystawianą przez nabywcę do poprawienia danych formalnych (np. NIP, adres).
• Ewentualnie inne procedury przewidziane prawem podatkowym (jeśli pojawi się taka opcja w kolejnych aktach wykonawczych do KSeF).

Takie korekty również będą miały postać ustrukturyzowaną (XML) i zostaną wprowadzone do systemu, co pozwoli organom skarbowym na wgląd w bieżącą historię zmian oraz zapobiegnie zniknięciu błędnego dokumentu – oryginalna wersja nadal będzie widniała w bazie, lecz z odnotowaniem korekty.

Praktyczne zalecenia dla przedsiębiorców

Choć KSeF wspiera walidację techniczną i strukturalną, przedsiębiorcy powinni pamiętać, że:

1. Odpowiedzialność za poprawność rachunkową spoczywa nadal na wystawcy faktury – system nie zwolni z obowiązku rzetelnego wyliczania kwot podatku VAT i sum brutto.
2. Regularne kontrole i audyty wewnętrzne w dziale księgowości pozostaną istotne, by wychwytywać błędy przed wysłaniem dokumentu do KSeF.
3. Szkolenia personelu – ważne, by osoby odpowiedzialne za wystawianie e-Faktur w formacie XML wiedziały, jakie dane i w jaki sposób należy wypełnić, aby uniknąć odrzuceń przez system.

Najczęściej zadawane pytania

1. Czy KSeF odrzuci fakturę z błędną stawką VAT (np. 5% zamiast 8%)?
   Nie zawsze. Jeśli z punktu widzenia struktury XML stawka zostanie poprawnie zadeklarowana jako 5%, system może taką fakturę przyjąć. Problem błędnej stawki może ujawnić się później podczas kontroli podatkowej.
2. Czy KSeF uniemożliwi wystawienie faktury, jeśli wartości netto i brutto się nie zgadzają?
   To zależy od reguł walidacji. Najprawdopodobniej system sprawdzi sumy w poszczególnych wierszach, co może skutkować odrzuceniem dokumentu, jeśli wykryje jawne niespójności. Ale drobne rozbieżności wynikające z metod zaokrągleń mogą przejść walidację, nawet jeśli rachunkowo są wątpliwe.
3. W jaki sposób KSeF zareaguje na brak wskazania stawki VAT?
   Jeśli pole stawki VAT jest obowiązkowe w strukturze XML, system odrzuci dokument jako niekompletny. Natomiast wypełnienie pola błędną wartością (np. literą zamiast liczby) też może spowodować odrzucenie – to już błąd formalny.
4. Czy KSeF sprawdzi, czy dana usługa jest w wykazie towarów i usług podlegających 23% VAT?
   Nie, to wymagałoby bardzo zaawansowanego systemu rozpoznawania rodzajów towarów/usług. KSeF ograniczy się do sprawdzenia zgodności technicznej i ogólnej spójności danych.

Podsumowanie

Czy KSeF będzie weryfikował błędy rachunkowe na fakturze? Odpowiedź brzmi: tylko częściowo, i to głównie w zakresie logicznych i strukturalnych reguł określonych w dokumentacji XML. Krajowy System e-Faktur z założenia ma nie przejmować roli doradcy podatkowego czy księgowego, który weryfikuje stawki VAT lub poprawność rachunkową każdej pozycji. To wciąż zadanie dla osób odpowiedzialnych za księgowość w firmie oraz ewentualnie dla organów kontroli podatkowej.

Z drugiej strony, walidacja techniczna w KSeF zapewnia pewien poziom ochrony przed wprowadzaniem do obiegu dokumentów zupełnie niezgodnych ze standardem czy brakiem kluczowych danych. Aby jednak uniknąć błędów czysto rachunkowych (złych kwot VAT, niepoprawnie zaokrąglonych sum etc.), przedsiębiorcy muszą zadbać o właściwą konfigurację swoich systemów księgowych i odpowiednie szkolenia personelu. Dzięki temu faktury wystawiane w formacie XML będą nie tylko formalnie prawidłowe, lecz także merytorycznie zgodne z przepisami podatkowymi.