Aby wystawić fakturę w KSeF, przedsiębiorca musi postępować zgodnie z określoną procedurą. Wystawianie faktury w systemie można przeprowadzić na kilka sposobów:
- Zalogowanie się do KSeF – Wejście na stronę Ministerstwa Finansów i uwierzytelnienie się poprzez Profil Zaufany, certyfikat kwalifikowany lub token API (dla firm zintegrowanych z systemem).
- Wybranie opcji „Wystaw fakturę” – W panelu użytkownika znajduje się opcja umożliwiająca ręczne wprowadzenie danych nowej faktury.
- Wprowadzenie danych faktury – Należy podać wszystkie wymagane informacje, takie jak:
- Dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, nazwa firmy, adres).
- Data wystawienia faktury i data sprzedaży.
- Szczegółowy opis towaru lub usługi.
- Stawki podatku VAT i kwoty netto/brutto.
- Zweryfikowanie poprawności danych – KSeF nie pozwala na edycję faktur po ich przesłaniu, dlatego przed zatwierdzeniem dokumentu warto dokładnie sprawdzić jego poprawność.
- Przesłanie faktury do systemu – Po zatwierdzeniu faktura jest wysyłana do KSeF i otrzymuje unikalny numer referencyjny.
- Pobranie i archiwizacja faktury – Użytkownik może pobrać fakturę w formacie XML i przekazać ją kontrahentowi.
Dla firm korzystających z systemów księgowych i ERP proces wystawiania faktur może odbywać się automatycznie poprzez integrację z API KSeF.
